Как систематизировать кадровые документы

Опубликовано: 29.10.2018

видео Как систематизировать кадровые документы

Кадровый учет

Порядок формирования дел

Вести работу по формированию дел нужно повседневно в пределах календарного года. Эта работа состоит из следующих операций:



расположение документов внутри дела в определенной последовательности (обычно хронологической);

Порядок формирования дел описан в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к формированию дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Коммерческим организациям, а также бюджетным, не отнесенным к источникам комплектования архивов, соблюдать все требования, приведенные в этих документах, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).


Книга Оформляем кадровые документы В Митрофановой

Подшивка документов в дела

В конце календарного года нужно завести столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел . На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.


Долгосрочное Хранение в архиве документов, мой пример архивации личных дел

При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами:

подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела. Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера; подшивайте документы в дела только после их исполнения. Неисполненный документ может понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно; подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться; подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.; в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация:  какое название организации указать на обложке дела, если в течение периода, пока оно ведется, организация была переименована?

При изменении названия организации (структурного подразделения) на обложке дела допишите новое название. Аналогично нужно поступить и при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение). Об этом сказано в пункте 3.4.2.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Период формирования

Период формирования дел – календарный год. Однако есть дела, которые нужно вести на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы).

Ситуация:  кто в организации должен заниматься формированием дел?

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении организации (п. 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Если организация небольшая, то все ее дела могут формироваться в службе делопроизводства (канцелярии, секретариате). При отсутствии такой службы обязанность по формированию всех дел организации может возлагаться на секретаря или делопроизводителя.

Ситуация:  как оформить дело перед сдачей его в архив?

Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

составить лист-заверитель; подшить (переплести) дело; пронумеровать листы дела;

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к оформлению дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Форма листа-заверителя приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

© 2008-2011 ОАО "Нарьян-Марский объединенный авиаотряд"

rss