Вы готовите к передаче в архив дела приказов по личному составу.действия?
В ходе обработки узнаете, что Ваш далекий предшественник не разделял в делопроизводстве приказы по личному составу долговременного и краткосрочного сроков хранения. Все дела сформированы без учета длительности хранения документов. Ваши действия?
1) переформирую дела в соответствии со сроками хранения, составлю новые внутренние описи
2) переформирую дела в соответствии со сроками хранения, перенумерую приказы по порядку, сделаю пометки в регистрационном журнале, составлю новые внутренние описи
3) буду обрабатывать дела в том виде, как они сформированы
4) не буду ничего делать с уже сформированными делами, а последующее формирование дел буду вести в соответствии с требованиями по срокам хранения
Ответы (2):
Для начала хочу заметить, что предшественником допущена кардинальная ошибка по ведению и хранению дел по приказам по личному составу, а именно: не допускается хранение документов с временным и постоянным сроками хранения в одной папке.
Поэтому, чтобы восстановить правильность ведения и хранения дел надо придерживаться п.2).
Перебрать папки с приказами, отсортировать документы с временным сроком хранения. Если срок хранения некоторых из них истек можно оформить на списание. Сделать соответствующие отметки в журнале регистрации приказов.
Фактически эта работа аналогична работе по ревизии архива кадрового делопроизводства. Такую ревизию, т.е.пересмотр папок хранения документов, следует проводить не менее 1 раза за пять лет. Такая ревизия оформляется отдельным приказом за подписью руководителя, а результат работы - выявление и составление списка документов на списание оформляется актом, который идет приложением к приказу.
От четкого ведения и хранения дел-приказов по личному составу зависит правильность фиксации трудовой деятельности сотрудников, расчет стажа пенсионных выплат и т.д. Это очень важные документы для каждого работника.
Я бы обратилась за консультацией, по описанному вами случаю, в городской архив. Иной раз работники архива заставляют папку разделить на соответствующие приказы. А иной раз требуют оставить все так, как есть. Это касается особенно тех приказов, которые велись в одной книге приказов, причём в рукописном варианте. Ведь не все организации раньше обязывали сдавать дела в архив. И многие делопроизводители не выполняли должным образом правила обработки и хранения книг приказов. Спустя время, организацию обязали поднять весь архив, перебрать, и кое-какие документы сдать в городской архив. И у нынешних делопроизводителей начались проблемы, номенклатура действующая не соответствовала количеству приказов прошлых лет. Так вот отвечая на ваш вопрос, я бы не стала рисковать раздербанивать все книги и приводить в соответствие. Я бы обратилась в городской архив с данным вопросом.