Как присваивается индекс дела в номенклатуре дел?

Стандартное делопроизводство. Если никогда не сталкивались и не знаете с чего начать, почитайте тут, различную нормативку по кадровому делопроизводству.

Постараюсь помочь небольшим примером из моей работы:

создаете приказ по предприятию, в котором говорится о присвоении номенклатурных номеров отделам и службам( пример: производственно-технический отдел 001, бухгалтерия 002 и т.д.) согласно важности и плавности отдела/службы. Я работала в кадрах мы писали так направить в дело 012-001, что означало 012 - отдел, 001 - папка с приказами о приеме на работу. Если организация у вас большая, больше 600 человек, а кадровиков парочка, даже не заморачивайтесь, охватите ОК, бухгалтерию и ПЭО, для проверки из трудовой инспекции будет достаточно.