Делопроизводители! Шнуровать внутреннюю документацию обязательно?

Оформление дел зависит от сроков хранения. Так например дела которые хранятся свыше десяти лет (например приказы по основной деятельности, срок хранения постоянно) подлежат полному оформлению при передачи в архив, а именно:

• дело нужно подшить к картонному скоросшивателю на четыре прокола
• пронумеровать в верхнем правом углу все листы простым карандашом
• подклеить сзади на шнуровке лист "прошнуровано и пронумеровано столько то листов", подпись руководителя и печать
• из дела убираются все скрепки и скобы

Ну а если это дело которое храниться менее десяти лет, например входящая и исходящая корреспонденция (срок хранения 5 лет), то следовательно не подлежит сдаче в архив и полному оформлению дела.

Различные журналы регистраций (приказов, движения трудовых книжек) шнуруются и нумеруются.

Если у Вас есть какие то вопросы по ведению делопроизводства, в вашей организации должна быть инструкция по ведению делопроизводства, в которой должно быть прописано что и как должно оформляться.

Да, действительно, по мимо номенклатурных дел появляются папки с документами внутреннего пользования. Встаёт вопрос шнуровать ли их?! Отвечаю, что шнуровать, нумеровать, скреплять печатью. Это придаст уверенности, что никто лист не выдернул, не извлёк без вашего ведома, и не был совершён подлог другим документом. К тому же, это убережёт Вас от лишних вопросов контролирующих органов. Ведь часто бывает, что приезжает проверяющая группа людей, и начинает исследовать не только номенклатурные дела, но и документы внутреннего пользования.